こんにちは、ハートウエルでEC運営を担当しているかわのです。
今日は、弊社でバーチャルオフィスを導入した話をしていこうと思います。

コロナ渦ということもあり、ここ1〜2年でリモートワークが一気に浸透した現在。リモートワークの導入事例をたくさん耳にするようになりました。

ただ弊社のように、愛媛県今治市の本社・製造拠点は出社のまま、一部の少数スタッフがリモートワークを行なっている場合のリモート改善(バーチャルオフィス導入)事例はまだまだ少なく、日々手探りで改善を行っています。

ぜひ同じような状態の方の参考になれば幸いです。また、この機会に弊社のプロダクトに興味を持っていただけたら嬉しいです。

ハートウエルとは

創業1930年、愛媛県今治市に本社や工場がある老舗タオルメーカーです。使い手の役に立ち、暮らしを助け、心を解きほぐすタオル作りをしています。

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現状のハートウエル本社・工場

愛媛県今治市にある本社・工場では、約70名の様々な職種のスタッフが働いています。

織機でタオルを織ったり、ミシンでタオルの仕上げ縫いをしたり、糸を染めたり、検品や出荷をしたり、バックオフィス業務など幅広い業務を行なっています。

そのため、パソコンの前に常に張り付いて業務をしている人は少なく、リモートワークで働いているスタッフと本社のスタッフのコミュニケーション(雑談・相談など)はなかなか発生しにくいものでした。

リモートワークの環境

そもそもハートウエルのリモートワーク制度の始まりは、わたしが2020年1月にEC事業部を立ち上げるためフルリモート前提で中途入社したのがきっかけでした。

といっても、入社していきなりフルリモートではなく、しばらくは会社に慣れために企画・営業のメンバーが数名働いている東京営業所へ出社していましたが3月以降にはコロナが流行り始めたため、東京営業所のメンバーも含めそのままリモート勤務へと移行することになりました。

その後、EC事業部へさらに3名の社員がフルリモートで入社し、現在は約7名がフルリモート、約2名が本社出社とリモートを使い分け働いています。

バーチャルオフィスoviceを検討し導入した理由

特にリモートワーク制度が作り込まれていたわけではないので、急激にリモートワークで働く人が増えるといくつか課題がでてきました。

【会社・部署外との課題】

• 入社しすぐにフルリモートで働くため、会社の文化や風土が分からず、帰属意識が薄れる
• 勤怠連絡や経費精算、健康診断などリモートワークに対応していない
• 他人の業務理解が難しく、摩擦やミスが起きやすい
• 他人の業務の流れが掴めず、想像することができないので「よしなにお願いします」ができない
• お互いの様子が分からないので、遠慮や気遣いが多発し業務の進行が遅れがち

【フルリモートメンバーの課題】

• 誰とも話さない日も発生しメンタルやモチベーションに支障が出る
• 入社してから自分のパフォーマンスを発揮するのに時間がかかる
• 作業をこなすことに集中してしまい、創造的で自発的な行動が生まれにくい

いくつかの課題を解決するために「バーチャルオフィス」を検討し始めました。

バーチャルオフィスの検討軸はこんな感じです。

1. アカウント数に応じた課金ではないもの(予算の問題で)
2. 雑談や相談がしやすい
3. カメラはなし(またはOFFだデフォルト)

意外にも1の条件を満たすものが少なく、早々にoviceに絞り込まれていました。

また、oviceの「会話を立ち聞きできる」機能も決定打になりました。機能に関しては公式サイトに分かりやすくまとまっているので見てみてください。

ハートウエルならではの使い方

本社へovice導入を提案すると、積極的な意見と協力をもらい、あっという間にフリートライアル期間を経て、本格導入することになりました。

2021年9月末から使い始め3ヶ月。ハートウエルならではの使い方が生まれてきたので紹介していきます。

オリジナルデザイン＆季節の装飾

EC事業部のデザイナーが、ハートウエルにとってつかやすいレイアウトにデザインを変更。さらに季節に合わせて可愛く装飾してくれています。

フルリモートで働いていると季節感を感じることも少なくなっていたので、みんなでわいわい気分が高まる空間になっていて、テンションが上がります。

3つのステータスエリア

仕事の立て込み具合などはアイコンから読み取れないので、オフィスのエリアで可視化しています。

1. 集中or会議中なので話しかけないでね。
2. 急ぎの話しかけはOK。雑談はNG。
3. 何かあれば話しかけてね。雑談もOK。

本社・工場のライブ配信

本社や工場ではパソコンの前にいないことも多く、またパソコンの台数も限られているため本社と工場で1アカウントずつ作成し、ライブ配信を行なっています。

oviceにはライブストリーミング機能もありますが、その場合はカメラ側からoviceにいるメンバーに話しかけることができないため、ハートウエルでは1アカウント作成しカメラを常時ONにする方法で配信しています。

本社のOEM事業部スタッフ、商品管理部スタッフの調整で設置とライブ配信が実現しました。リモート組は手軽に本社の様子が見れるので、会社との繋がりを感じられる大事な機能となっています。

イベントでの利用

全員がフルリモートのEC事業部では、今年初めてoviceを利用してオンラインクリスマス会を実施しました。

 

最後に

 ハートウエルは「タオルでつなげる、タオルでつながる」というビジョンを策定し、日々さまざまな価値観や経験を持った人が一丸となって働いています。

ぜひ、今後ともハートウエルの応援をよろしくお願いいたします。